Der erste Eindruck zählt nicht nur für den Arbeitgeber: auch beim potenziellen Mitarbeiter entscheidet sich in den ersten Tagen, ob der Arbeitsplatz für ihn passend ist oder nicht. 11,6 % der Teilnehmer einer Studie von softgarden haben schon mal während der ersten 100 Tage gekündigt, 15,7 % standen kurz davor.¹ Dabei ist es von besonderer Bedeutung, die neuen Talente im Unternehmen richtig zu integrieren. Von der Begrüßung, über die Vorstellung bei den Kollegen, bis hin zur Einarbeitung – hier greift das Zauberwort „Onboarding“. Wie holt man sich also die Mitarbeiter richtig und langfristig „an Bord“?

Definition: Was ist Onboarding?

Die geläufigste Definition von Onboarding im Personalmanagement leitet sich von der englischen Redewendung „Taking On Board“ ab. Darunter wird die Einstellung sowie die Eingliederung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen verstanden. Hierbei erwerben die Neulinge die Kenntnisse, Fähigkeiten und Verhaltensweisen, die sie für eine erfolgreiche und glückliche Anstellung im Unternehmen benötigen.

Neben der fachlichen Einarbeitung werden Aufgabenfelder festgelegt, die Unternehmensziele und die Unternehmensphilosophie erklärt und soziale Kontakte mit den Kollegen geknüpft. Für die erfolgreiche Umsetzung sind also Konzepte notwendig, die von Organisation zur Organisation variieren können. „Den einen“ Onboarding-Prozess als solchen gibt es also nicht. Dr. Talya Bauer von der Mitgliedervereinigung SHRM legt trotzdem die Vier K’s fest, welche in jedem Fall Bestandteil des Onboarding-Programms sein sollen²:

• Konformität
  • Der neue Mitarbeiter hat die Unternehmenswerte und -Richtlinien wahrgenommen.
• Klärung
  • Die Rolle im Unternehmen und die damit verbundene Verantwortung wurden kommuniziert.
• Kultur
  • Der neue Mitarbeiter wurde in die formalen und informellen Normen und Werte des Unternehmens eingeführt.
• Klima
  • Die Kommunikation mit Kollegen und der Geschäftsführung wurde erläutert.

Der On-Boarding-Prozess beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet frühestens mit dem Ende der Probezeit. Diese Zeit wird auch benötigt, damit sich neue Teammitglieder an die ihre Rolle gewöhnen und die erforderlichen Kenntnisse erlangen können. Das On-Boarding ist dabei ausschlaggebend für die spätere Dauer der Betriebszugehörigkeit. Laut der Umfrage von softgarden gaben 74,3 % der Befragten an, ihnen sei es in den ersten 100 Tagen wichtig, wertgeschätzt zu werden und willkommen zu sein – nur bei 44,2 % traf der Wunsch auch zu.³

Was sind die Ziele des Onboardings

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Regeln, besondere Werte und spezielle Arbeitsabläufe. Deshalb ist es in den ersten Monaten wichtig, erst einmal anzukommen und sich mit der Unternehmenskultur auseinander zu setzen und vertraut zu machen. Ziel des Onboardings ist dabei, den Prozess der Eingewöhnung zu unterstützen. Neue Angestellte werden auf diese Weise schneller ein produktiver Teil des Unternehmens. Dadurch können nicht nur Kosten gespart, sondern auch das Employer Branding gefördert werden: Fühlt sich der neue Mitarbeiter wohl, verhält er sich gegenüber dem Unternehmen eher loyal und empfiehlt es idealerweise sogar weiter.  Eine gelungene Integration des neuen Teammitglieds in das Unternehmen fördert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Motivation.

Auf welche Maßnahmen kommt es an?

Das Onboarding läuft im Normalfall in drei Phasen ab: Vorbereitung, Orientierung und Integration. Welche Maßnahmen hierzu genau ergriffen werden, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab.

1. Vorbereitung: Im sogenannten Preboarding soll der neue Mitarbeiter bereits vor dem tatsächlichen Arbeitsalltag eine emotionale Bindung zum künftigen Arbeitgeber aufbauen. Eventuelle Zweifel beim Vertrag sollen beseitigt, Unterstützung angeboten und die nötigen Vorbereitungen, wie beispielsweise die erforderlichen Zugänge oder Geräte, bereitgestellt werden.
2. Orientierung: Diese Phase dauert in den ersten drei Monaten nach dem Arbeitsantritt an. Dass sich der Neueinsteiger willkommen fühlt und die nötige Unterstützung erhält, ist in dieser Phase ausschlaggebend. Studienergebnisse zeigen: Ein Mentor oder Pate aus der eigenen Abteilung kann hier helfen.⁴ Dieses Vertrauen kann durch wirkungsvolle Maßnahmen gestärkt werden, zum Beispiel durch Teambuilding-Events, eine detaillierte technische Einarbeitung in die internen Programme und eine frühe Bekanntmachung mit den Kollegen.
3. Integration: Die Integrationsphase umfasst die Zeit zwischen dem dritten Monat und dem Ende des Onboardings. Ziel ist es hierbei, das Onboarding erfolgreich abzuschließen. Am Ende soll sich der neue Mitarbeiter nicht nur wohlfühlen, sondern zu einem erfolgreichen Teil des Unternehmens geworden sein. Regelmäßige Feedbackgespräche in dieser Zeit mit dem Vorgesetzten stellen die Motivation und Leistungsbereitschaft nachhaltig sicher und führen zu mehr Zufriedenheit.⁵
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5. Fazit

In der Zeit des Fachkräftemangels ist es wichtig, neue Talente in das Unternehmen nachhaltig zu integrieren und an dieses langfristig zu binden. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit muss deshalb vor allem der Arbeitgeber sorgen: das Onboarding ist ein unverzichtbarer Baustein in der Karriere eines jeden Mitarbeiters. Eine durchdachte Strategie, regemäßige Mitarbeitergespräche und eine individuelle Förderung runden dabei den Ob-Boarding-Prozess ab.